Uni Workflow

Scenariusz 1 - najprawdopodobniej dotyczy większości firm

Czy zdarza się w Twojej firmie, że:

Faktury zakupu trafiają do różnych osób, one powinny je opisać i przekazać Tobie do zatwierdzenia, aby na czas trafiły do księgowości? Najczęściej jednak księgowość denerwuje się, że dostaje je w ostatniej chwili.
Kontrahenci dzwonią z pytaniem o zapłatę faktury, okazuje się, że w ogóle nie ma jej w księgowości?
Nie można było odliczyć VAT z faktury, ponieważ dokument „przeleżał” gdzieś nie zaksięgowany w terminie?
Faktura krąży po firmie w poszukiwaniu osoby odpowiedzialnej za zamówienie i czeka na opisanie?
Przy uzgadnianiu salda z kontrahentem okazuje się, że brakuje nam faktury? Musimy wielokrotnie dzwonić, aby wyjaśnić sprawę, szukać „winnego” i w końcu prosić o duplikat.

Czy chciałbyś, aby od tej pory:

Każda faktura natychmiast po nadejściu została zeskanowana, otrzymała identyfikator w postaci unikalnego symbolu i kodu kreskowego na etykietce, a następnie została bezpośrednio przekazana do księgowości?
Zostały zarejestrowane data wystawienia, data wpływu i termin płatności?
Do osób odpowiedzialnych za opisanie i zatwierdzenie faktury trafiała automatycznie?
System zadba o to, aby każdy przekazał ją dalej bez zwłoki? Pozwoli to na zaksięgowanie i rozliczenia ich w terminie.
Do pracowników automatycznie trafiały przypomnienia o konieczności podjęcia działania lub ponaglenia o niedotrzymanych terminach? Do Ciebie mogą trafiać informacje o przeterminowanych fakturach.
Był dostępny na bieżąco podgląd wszystkich faktur w trakcie ich obsługi z podziałem na kontrahentów, osoby odpowiedzialne w firmie za ich realizację, terminy płatności itp.?
W każdej chwili można było odpowiedzieć kontrahentowi na jego pytania dotyczące stanu realizacji faktury?
Do księgowości trafiały dokumenty z wszystkimi wymaganymi informacjami ?

Jak to robi system UniWorkflow?

Pozwala na zdefiniowanie każdego procesu związanego z obsługą faktur, nie stanowi problemu to, że innej drogi wymagają zakupy o wartości do 3500 PLN, a innej zakupy inwestycyjne, jeszcze innej zakupy materiałów do produkcji.
Dostarcza dokument do załatwienia właściwej osobie, ewentualnie dodatkowo informując ją o konieczności podjęcia działania.
Pokazuje każdej osobie sprawy, które powinna ona załatwić w danym momencie, wraz z wymaganym terminem, ewentualnym opóźnieniem i całą historią, a także załączonym dokumentem źródłowym.
Automatycznie czuwa nad terminami; jeśli jest taka potrzeba, to przypomina lub monituje, może także „donieść” do przełożonego.

Przykłady